En breve entrará en vigor el Sistema de Factura Verificable (VeriFactu), que obligará a un gran número de autónomos y pymes a utilizar un software de facturación homologado que garantice la integridad, conservación e inalterabilidad d ellos registros de venta.
Es decir, es una herramienta creada para combatir el fraude fiscal y garantizar que cada transacción sea comunicada a Hacienda de forma segura y en tiempo real, adaptando tanto la tecnología como debiendo informarse debidamente de esta nueva normativa.
Entendemos que afrontar esta transformación para tu negocio supondrá un gran cambio, y por ello desde nuestra gestoría online para autónomos hemos preparado este artículo en el que explicaremos todo lo relacionado con VeriFactu: Qué es, como funciona, cuando entra en vigor… ¡Despejaremos todas tus dudas sobre este tema!
¿Qué es VeriFactu?
Es un nuevo sistema regulado por el Real Decreto 1007/2023, que posteriormente fue modificado por el Real Decreto 254/2025, que establece los requisitos de los sistemas informáticas de facturación (RRSIF).
El objetivo es conseguir que cada factura emitida sea registrada en un formato inalterable, garantizando que los datos que sean enviados a la AEAT sean auténticos y no puedan ser manipulados. Para ello, cada RF (Registro de Facturación) incluirá metadatos específicos, un identificador único, un sello de tiempo y un código QR para verificar su autenticidad.
¿En qué se diferencia de la facturación electrónica?
La diferencia se encuentra en que una factura electrónica se emite de forma digital. En otras palabras, en el momento de cobrar un producto o servicio, se crea un fichero que es enviado a un correo electrónico o cualquier otro medio digital.
En cambio, el sistema VeriFactu lo que hace es remitir los registros generados al emitir una factura a la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Es decir, en el momento de emitir la factura, esta es enviada directamente a la AEAT y queda registrada.
¿Quién está obligado a usar VeriFactu?
VerFactu es obligatorio para todos los contribuyentes que desarrollen actividades económicas como:
- Empresas, pymes y autónomos establecidos en España.
- Desarrolladores y fabricantes de software de facturación.
- Usuarios de software contable o ERP.
- Emisores de facturas simplificadas o rectificativas.
¿Quién está exento de usar VeriFactu?
Solo quedarán exentos de este sistema:
- Las asociaciones culturales que sin facturación.
- Entidades exentas de IS (pero sí que deberá hacerlo si factura).
- Autónomos que emiten sus facturas de forma manual o con herramientas básicas.
¿Cómo funciona el sistema VeriFactu?
Es un proceso bastante simple que sigue tres fases:
Generación de la factura
La primera fase en la creación de la factura en el momento del cobro de un servicio o un producto.
Para ello será necesario contar con un sistema de facturación que genere automáticamente el Registro de Facturación con los siguientes datos:
- Número de factura
- Emisor de la factura
- Receptor de la factura
- Importe
- Impuestos
- Fecha
- Firma digital
- Código QR
Transmisión directa a la AEAT
Cuando la factura es expedida, hay dos opciones:
- Transmitirla directamente a la Agencia Tributaria usando el modo VeriFactu.
- Almacenarla en el sistema del contribuyente, bautizado como modo no VeriFactu.
Ahora bien, quién se acoja a la segunda opción, debe saber que esa factura no podrá ser alterada ni modificada tras su expedición.
Verificación pública
El código QR, o el identificador de registro, que tendrá dicha factura, servirá para que se pueda verificar la validez de la factura a la través de la sede electrónica de la AEAT.
¿Cuándo será la entrad en vigor el sistema VeriFactu?
Los fabricantes y desarrolladores de software tenían hasta el 29 de julio para adaptar sus herramientas de facturación, así como para obtener la certificación para el cumplimiento del sistema.
Pero, ¿y para los que desarrollan actividades económicas?
Empresas y sociedades
Para estas entrará en vigor el 1 de enero de 2027, estando ya actualizados y adaptados para utilizar sistemas de facturación compatibles con VeriFactu, enviando sus registros a la AEAT en tiempo real.
Autónomos
Los autónomos, y profesionales, que emitan facturas deberán contar con un sistema adaptado a VeriFactu, o emitir facturas verificadas por terceros autorizados, desde el 1 de julio de 2027.
¿Qué requisitos técnicos debe cumplir el software?
Si utilizas algún software en tu empresa para llevar la contabilidad o gestionar todas las facturas emitidas, este debe cumplir con una serie de requisitos:
- Registrar, de forma inalterable, cada factura.
- Para asegurar la correlatividad y trazabilidad, los registros deben estar encadenados cronológicamente.
- No se puede editar o barrar una factura emitida, solo e permitirá su anulación o rectificación conforme a la normativa.
- Registrar eventos de forma inalterables para altas, anulaciones o rectificaciones de facturas.
- Incluir la factura (completa o simplificada) con código QR y la leyenda “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT o VeriFactu”.
- Exportar los registros de facturación y eventos para comprobaciones e inspecciones.
- Remitir automáticamente los registros a la Agencia Tributaria en modalidad VeriFactu.
- Declaración responsable del fabricante o comercializador del software acreditando que se cumple con el Real Decreto 1007/2023.
¿Cómo afecta VeriFactu a los autónomos?
Esta es una de las grandes dudas, por parte de profesionales que no forman una empresa y solo realizan servicios, como por ejemplo transportistas (taxistas), profesionales como albañiles, pintores…
Veamos las dudas más frecuentes:
¿Estoy obligado a usar el sistema VeriFactu si soy autónomo?
En la teoría sí, pero en la práctica lo cierto es que no todos estarán obligados.
Según recoge la ley solo “estarán obligados las empresas y profesionales que utilicen programas informáticos de facturación integrados”, es decir, que procesan la información de las facturas para generar los libros de IVA, IRPF o la contabilidad automáticamente.
Sin embargo, aquellos que preparan sus facturas con sistemas simples y no integrados, no estarán sujetos a esta obligación.
¿Qué tengo que hacer si quiero acogerme a este sistema?
En ese caso debes:
- Conseguir un programa certificado que cumpla con los requisitos establecidos en el Real Decreto.
- Todas las facturas emitidas deben contar con código identificado único y código QR.
- En el momento de emitir la factura, enviar los registros a la Agencia Tributaria.
- Para corregir errores, se debe anular la factura y generar una nueva.
¿Tendrá alguna ventaja?
Podríamos decir que optar por el sistema VeriFactu es una mejora para gestionar tu negocio, pues:
- Los datos siempre están alineados con la AEAT, lo que demuestra transparencia fiscal.
- No perderás tiempo corrigiendo ni revisando errores manualmente.
- Mejorarás la confianza de tus clientes.
- Reduce la posibilidad de inspecciones, ya que la AEAT tiene todas tus facturas.
¿Podré generar facturas en borrador?
Hasta que no verifiques la factura, está no será registrada en la AEAT, así que podrás hacer un borrador y verificarlo con calma antes de enviarlo.
¿Qué pasa con las facturas de gastos y compras?
Seguirán registrándose como hasta ahora, solo que si están sujetas al sistema VeriFactu, se enviarán automáticamente a la Agencia Tributaria.
¿Qué ventajas tiene el sistema VeriFactu?
Si lo piensas bien, este tipo de medidas solo te ofrece ventajas para tu negocio, puesto que:
- Evita el fraude fiscal, pues no permite manipular ni alterar una factura posteriormente.
- Hay un control fiscal transparente, pudiendo realizar inspecciones y verificación de operaciones sin necesidad de solicitarte documentación.
- Moderniza los sistemas contables.
- Todos los emisores deben utilizar un software certificado y homologado.
- Reduce errores, fraudes y duplicados.
Las sanciones por incumplimiento del sistema VeriFactu
Tal y como hemos mencionado anteriormente, existe una fecha limite en la que las empresas y los autónomos deben empezar a utilizar este sistema.
Pero, ¿qué pasa si incumples con las normas del RRSIF? Se considerará una infracción grave, con multas que pueden variar entre 50.000-150.000 euros en caso de reincidencia.