Cuando empiezas a trabajar por cuenta propia o pones en marcha una pequeña empresa, es normal que intentes encargarte de casi todo. Buscas clientes, preparas presupuestos, emites facturas, revisas los cobros y, cuando se acerca el final del trimestre, haces un hueco para organizar las cuentas.
Durante un tiempo puede parecer que tienes la situación controlada. El problema aparece cuando aumenta el número de facturas, empiezas a contratar personal, realizas nuevas inversiones o necesitas saber si tu negocio está siendo realmente rentable. En ese momento, la contabilidad deja de ser una tarea administrativa y se convierte en una fuente de información fundamental para tomar decisiones.
Contar con una asesoría contable online desde el inicio puede ayudarte a construir una base ordenada, mientras que contratarla cuando el negocio ya está funcionando permite recuperar el control y corregir posibles desajustes antes de que se conviertan en un problema mayor.
¿Qué es un asesor contable?
Un asesor contable es el profesional que organiza, registra, supervisa e interpreta la información económica de un autónomo o una empresa, cuya función es asegurarse de que los ingresos, gastos, deudas, inversiones y demás operaciones estén registrados correctamente y siguiendo los criterios contables que correspondan.
Gracias a esta información puede mostrarte cuál es la situación real del negocio: cuánto estás ganando, qué gastos están aumentando, cuánto dinero debes, qué clientes están pendientes de pago o si dispones de suficiente liquidez para afrontar una inversión.
En el caso de las sociedades mercantiles, la contabilidad debe permitir un seguimiento cronológico de todas las operaciones y la elaboración de balances e inventarios. Además, al finalizar el ejercicio deben formularse las cuentas anuales conforme a las normas contables aplicables.
Los autónomos también tienen obligaciones de registro, aunque estas pueden variar según su actividad y el método por el que determinen sus rendimientos. Por eso, el servicio contable debe adaptarse al tipo de negocio y no limitarse a aplicar el mismo procedimiento a todos los clientes.
También conviene distinguir entre las funciones contables y fiscales. La contabilidad registra y muestra la realidad económica del negocio. La fiscalidad utiliza buena parte de esa información para calcular y presentar correctamente los impuestos.
Ambas áreas están estrechamente relacionadas. Si la contabilidad contiene errores o está desactualizada, es muy probable que las declaraciones fiscales también terminen reflejando datos incorrectos.
¿Qué hace una asesoría contable?
Seguramente estarás pensando: Pues entrega facturas y me presenta el balance a final de año. Pero no, lo cierto es que tiene muchísimas más funciones que pueden beneficiar a tu negocio:
Registra y organiza las operaciones del negocio
La asesoría recoge la documentación contable y registra los movimientos económicos de acuerdo con su naturaleza.
Esto incluye, entre otras operaciones:
- Facturas emitidas y recibidas.
- Ingresos y gastos.
- Compras y ventas.
- Cobros y pagos.
- Préstamos y deudas.
- Amortizaciones.
- Inversiones.
- Operaciones con socios.
- Movimientos bancarios.
Por ejemplo, la compra de una máquina que utilizarás durante varios años no debería contabilizarse de la misma manera que un gasto corriente de material de oficina. Una clasificación incorrecta puede distorsionar el resultado del ejercicio y afectar posteriormente al cálculo de los impuestos.
Mantiene la contabilidad actualizada
Una contabilidad preparada únicamente unos días antes de presentar los impuestos sirve para cumplir con el trámite, pero ofrece poca ayuda para gestionar el negocio, especialmente porque puedes cometer errores.
El asesor contable mantiene la información actualizada para que puedas consultar tus datos económicos sin tener que esperar al cierre del ejercicio. Esto te permite detectar antes los retrasos en los cobros, el aumento de determinados costes o una posible falta de liquidez.
Para que este seguimiento funcione, también necesitas enviar la documentación con regularidad. Entregar todas las facturas acumuladas el último día del trimestre reduce el margen para revisar errores y resolver dudas.
Prepara balances e informes contables
Un listado de facturas no siempre te permite saber cómo marcha tu negocio. Para interpretar la información se utilizan documentos como el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias.
Estos informes te ayudan a conocer:
- Los bienes y derechos que tiene el negocio.
- Las deudas y obligaciones pendientes.
- Los ingresos y gastos generados durante el ejercicio.
- El beneficio o la pérdida obtenida.
- La evolución respecto a meses o años anteriores.
El asesor no debería limitarse a entregarte los documentos. También debe ayudarte a entender qué significan los datos y cómo pueden influir en tus próximas decisiones.
Facilita la preparación de los impuestos
La información contable es la base de muchas declaraciones tributarias. Si los registros están actualizados y correctamente clasificados, resulta mucho más sencillo calcular el IVA, las retenciones, los pagos fraccionados o el Impuesto sobre Sociedades.
En algunos despachos, la gestión contable y fiscal se contrata de manera conjunta. De esta forma, el equipo que registra las operaciones también puede revisar cómo afectan a las obligaciones tributarias.
Gestión Asesora, por ejemplo, combina la gestión contable con servicios fiscales para autónomos y sociedades, incluyendo el registro de operaciones, la preparación de balances y la presentación de diferentes modelos tributarios.
Esta coordinación evita que la persona encargada de presentar los impuestos trabaje con información incompleta o distinta de la que aparece en la contabilidad.
Se ocupa del cierre contable y las cuentas anuales
Al finalizar el ejercicio hay que revisar que todas las operaciones estén registradas, comprobar los saldos, contabilizar amortizaciones, realizar los ajustes necesarios y calcular el resultado definitivo.
En las sociedades, este proceso permite preparar las cuentas anuales y cumplir posteriormente con las obligaciones mercantiles, como la legalización de libros y el depósito de las cuentas en el Registro Mercantil.
Las cuentas anuales proporcionan información sobre la situación financiera y el resultado de la empresa, por lo que no deben verse como un mero formulario que se presenta una vez al año.
Analiza la situación económica de la actividad
La contabilidad también debe servir para mirar hacia adelante.
Un asesor puede ayudarte a analizar si el margen de tus productos es suficiente, si los gastos fijos están aumentando demasiado o si el negocio puede asumir una contratación, un préstamo o una nueva inversión.
No tomará las decisiones por ti, pero sí puede facilitarte datos fiables para que no tengas que decidir basándote únicamente en el saldo de la cuenta bancaria.
Tener dinero disponible hoy no significa necesariamente que el negocio sea rentable. Parte de ese saldo puede estar reservado para pagar impuestos, proveedores, nóminas o préstamos durante las próximas semanas.
¿Cuándo es el momento de contratar una asesoría contable?
No existe una cantidad de ingresos concreta a partir de la cual resulte obligatorio delegar la contabilidad. El momento adecuado depende de la complejidad de la actividad, del volumen de operaciones y de tus propios conocimientos.
Sin embargo, hay señales bastante claras que indican que ha llegado el momento de solicitar ayuda profesional.
¿Cuándo debería contratarla un autónomo?
Al iniciar tu negocio tendrás que manejar pocas facturas, pero según vaya creciendo, te encontrarás cada vez más ocupado y con menos tiempo para estar revisando papeles.
Contratar apoyo contable puede ser recomendable en las siguientes situaciones:
- Estás iniciando tu actividad. Empezar con un sistema ordenado evita que los primeros errores se arrastren durante meses. Un asesor puede ayudarte a separar los movimientos personales de los profesionales, organizar las facturas y establecer una rutina para enviar la documentación.
- No sabes qué gastos registrar. Tener dudas constantes sobre la deducibilidad de un gasto, la conservación de una factura o la forma de contabilizar una compra aumenta el riesgo de cometer errores.
- Dedicas demasiadas horas a las cuentas. Si cada trimestre tienes que detener tu actividad durante varios días para organizar documentos, probablemente te resulte más rentable emplear ese tiempo en tus clientes.
- Tu facturación está creciendo. Un mayor volumen de ingresos suele venir acompañado de más gastos, operaciones bancarias y obligaciones. Lo que antes podías controlar con una hoja de cálculo puede dejar de ser suficiente.
- Trabajas con otros países. Las operaciones intracomunitarias, las importaciones, las ventas internacionales o los servicios prestados a clientes extranjeros pueden tener un tratamiento distinto al de una operación nacional.
- Quieres realizar una inversión importante. Antes de solicitar financiación, comprar maquinaria o alquilar un nuevo local, necesitas conocer la capacidad económica real de tu actividad.
- Has recibido una notificación. Esperar a que Hacienda solicite información para buscar una asesoría suele complicar el proceso. Cuanto antes se revise la contabilidad, más fácil será localizar la documentación y preparar una respuesta.
En realidad, un autónomo puede contratar una asesoría desde el primer día. No es necesario esperar a tener una facturación elevada o a cometer un error para recibir ayuda.
¿Cuándo debería contratarla una pyme?
En una pequeña empresa la necesidad suele aparecer con más claridad, ya que las sociedades tienen obligaciones contables y mercantiles más amplias.
Estas son algunas señales habituales:
- Las cuentas están atrasadas. Si no puedes saber cuánto ha ganado o perdido la empresa durante los últimos meses, estás tomando decisiones sin disponer de una visión completa.
- Ha aumentado el volumen de facturas. Cuantos más clientes, proveedores y movimientos bancarios existan, más difícil resulta controlar la información manualmente.
- Vas a contratar personal. La incorporación de trabajadores añade costes laborales, nóminas, cotizaciones y nuevas obligaciones que deben coordinarse con la contabilidad.
- Existen varios socios. Una contabilidad ordenada facilita que todos dispongan de información común sobre los resultados, las aportaciones y la situación patrimonial.
- La empresa necesita financiación. Los bancos, inversores y otros colaboradores pueden solicitar balances, cuentas anuales y previsiones antes de conceder financiación.
- Estás pensando en crecer. Abrir otro establecimiento, incorporar una nueva línea de negocio o realizar una inversión exige calcular si la empresa puede asumir el coste sin poner en riesgo su tesorería.
- No se han presentado correctamente los libros o las cuentas. Las sociedades deben llevar una contabilidad ordenada y cumplir con diferentes obligaciones mercantiles durante el ejercicio.
- El responsable de la empresa está haciendo de contable. Cuando la persona que dirige el negocio dedica buena parte de la jornada a registrar facturas y revisar bancos, está dejando de atender tareas que probablemente aportan más valor.
En una pyme, la asesoría debería incorporarse antes de que el crecimiento supere la capacidad administrativa del negocio. Organizar una contabilidad que lleva meses atrasada suele requerir más tiempo y recursos que mantenerla correctamente desde el principio.
¿Cuánto cuesta contratar una asesoría contable?
El precio de una asesoría contable depende de la cantidad de trabajo y del grado de acompañamiento que necesite el cliente.
No cuesta lo mismo llevar la actividad de un profesional que emite unas pocas facturas al mes que gestionar una sociedad con trabajadores, varias cuentas bancarias, operaciones internacionales y un volumen elevado de movimientos.
En el mercado español pueden encontrarse servicios online básicos para autónomos desde aproximadamente 40 o 50 euros mensuales. Cuando se necesita una atención más personalizada, existe un mayor número de facturas o se incluyen servicios fiscales, el coste puede situarse alrededor de 80 a 150 euros al mes o superar esa cantidad.
En el caso de pequeñas sociedades, los precios suelen partir de unos 100 euros mensuales y pueden situarse aproximadamente entre 150 y 250 euros o más, dependiendo del número de asientos, los impuestos incluidos, el cierre del ejercicio y las obligaciones mercantiles. Estas cantidades son únicamente referencias generales del mercado y no representan las tarifas de Gestión Asesora.
Para entender cuánto cuesta contratar una asesoría contable, debes comprobar qué incluye realmente el presupuesto. Una tarifa muy reducida puede limitarse al registro básico de documentos, mientras que otra puede incorporar:
- Asesor personal.
- Registro contable periódico.
- Conciliación bancaria.
- Preparación y presentación de impuestos.
- Balances e informes.
- Cierre del ejercicio.
- Cuentas anuales y libros oficiales.
- Atención de consultas.
- Respuesta a requerimientos.
- Servicios laborales o jurídicos adicionales.
También influyen la frecuencia con la que entregas la documentación, el número de facturas, las cuentas bancarias que deben conciliarse y la complejidad de las operaciones.
Por eso, el precio debería calcularse después de conocer las necesidades del negocio. Pedir un presupuesto personalizado permite evitar tanto pagar por servicios innecesarios como contratar una tarifa demasiado limitada que no cubra tus obligaciones reales.
¿Qué ventajas tiene para tu negocio dejarlo todo en manos de un asesor contable?
Delegar la contabilidad no significa perder el control. Al contrario, una buena asesoría debería ayudarte a conocer mejor lo que está ocurriendo en tu negocio.
Ahorras tiempo para dedicarlo a tu actividad
Cada hora que dedicas a clasificar facturas, revisar movimientos bancarios o intentar interpretar una norma es una hora que no empleas en atender clientes, mejorar tus servicios o buscar nuevas oportunidades.
Externalizar estas tareas te permite concentrarte en aquello que realmente sabes hacer y que genera ingresos para el negocio.
Reduces errores y retrasos
Una factura duplicada, un gasto mal clasificado o un documento que no se registra a tiempo puede afectar a los resultados y a las declaraciones fiscales.
El asesor establece un procedimiento de revisión, organiza la documentación y controla los plazos para reducir estos riesgos.
No significa que nunca pueda producirse una incidencia, pero sí que habrá un profesional capaz de detectarla, corregirla y explicarte cómo evitar que vuelva a suceder.
Conoces la situación real del negocio
Facturar mucho no siempre equivale a ganar dinero. Para saber cómo funciona realmente la actividad debes restar gastos, analizar las deudas pendientes, revisar los márgenes y anticipar los próximos pagos.
Una contabilidad actualizada te permite responder preguntas importantes: ¿puedes contratar a otra persona?, ¿tienes liquidez suficiente?, ¿qué línea de negocio resulta más rentable?, ¿estás cobrando lo necesario por tus servicios?
Tomas decisiones con información fiable
Las decisiones empresariales importantes no deberían basarse únicamente en sensaciones.
Antes de invertir, pedir financiación o ampliar la actividad, el asesor puede preparar balances y analizar la evolución económica. Así tendrás una base más sólida para decidir si es el momento adecuado o si conviene esperar.
Mantienes las obligaciones al día
La normativa contable y fiscal cambia, y no siempre resulta sencillo saber cómo afecta cada modificación a tu negocio.
Contar con profesionales que revisen estas novedades reduce el riesgo de aplicar criterios desactualizados o dejar una obligación sin atender.
Para las sociedades, esta ayuda es especialmente importante debido a la preparación de las cuentas anuales, la legalización de los libros y el resto de las responsabilidades mercantiles.
Puedes anticiparte a los problemas de tesorería
Una empresa puede ser rentable y, aun así, tener dificultades para pagar sus obligaciones si cobra tarde o concentra demasiados pagos en un mismo periodo.
El seguimiento contable permite anticipar esos momentos y planificar con mayor margen. Puede ayudarte a detectar clientes morosos, gastos que han aumentado o meses en los que será necesario reservar más liquidez.
Ganas tranquilidad
Llevar un negocio ya implica suficientes responsabilidades. Tener que preguntarte constantemente si has registrado bien una factura, si falta algún documento o si las cuentas cuadran añade una preocupación innecesaria.
Al dejar la gestión en manos de una asesoría, sigues teniendo acceso a la información y participando en las decisiones, pero no tienes que resolver por tu cuenta cada detalle técnico.
En Gestión Asesora podemos encargarnos de la contabilidad y coordinarla con las obligaciones fiscales de autónomos y empresas. De esta forma, tendrás una visión más clara de tus números y podrás dedicar tu tiempo a hacer crecer el negocio, en lugar de invertirlo en descifrar balances, ordenar facturas o preocuparte por los próximos plazos.